Как успевать делать дела: 5 приемов

34% россиян готовы перейти на новую работу из-за выгорания и стресса, по данным исследования Работа.Ру. В прошлом году летом и осенью зафиксировали пик увольнений «по собственному желанию», — HeadHunter.

Это можно исключить заранее. В статье рассказываем: как оставаться продуктивным, избежать выгорания и выкладываться на максимум в работе и не только.

1. Трезво оценивать возможности — расставляем приоритеты

Существует множество методов приоритизации задач, делимся тремя.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра помогает распределить задачи: выполнить важные и избавиться от лишних. Каждую задачу следует охарактеризовать по срочности, важности и исполнителю. Далее распределить в матрице:

1. Важные и срочные — сделать сегодня.

2. Важные и несрочные — запланировать на ближайшее время.

3. Неважные и срочные — передать коллегам на выполнение.

4. Неважные и несрочные — удалить из списка.

Матрица Эйзенхауэра

Не все срочные задачи приведут компанию к нужному результату. Если они не важны для бизнеса — делегируйте коллегам. Стоит делать то, что положительно влияет на бизнес, и не акцентировать внимание на лишнее.

Можно организовать приоритезацию на обычном бумажном листе или в Word/Excel, а для любителей приложений доступны варианты:

• На Windows — Матрица задач,

• В Google Play — MyEffectiveness: Tasks, To-do,

• На iOS — Focus Matrix – Менеджер задач,

• В CRM — Матрица Эйзенхауэра.

Комментарий к статье на VC

Интеллект-карта, или mindmap

Интеллект-карты помогают структурировать ключевые мысли. Карта создается с главной идеи или цели — она располагается в самом центре. От нее разветвляются основные мысли, от них следуют подразделы, далее подпункты и так до бесконечности. Пока визуально не будет выглядеть как единый завершенный план.

При создании интеллект-карты следуйте основным правилам:

1. Основная идея — в центре.

2. Ветки располагайте вокруг идеи.

3. Ключевые блоки — в рамку.

4. Визуально различайте иерархию и связь. Например, разными цветами или размером шрифта.

Интеллект-карта хороша тем, что не ограничивает автора. С ней просто планировать не только рабочие задачи, но и личные проекты: придумывать идеи, погружаться в изучение какого-то предмета, писать тексты, да и просто структурировать данные и принимать решения.

Четко обозначить сроки скорее всего будет непросто, но можно использовать дополнительные поля и отмечать подпункты датами. На Хабре опубликовали классный разбор по планированию — Интеллект-карты: 5 способов, которые помогли мне превратить хаос в порядок.

Где строить интеллект-карту:

• на бумажном листе,

• в Miro,

• в XMind,

Пример интеллект-карты в XMind

• в MindMeister,

• возможно, даже в вашей CRM. Например, в нашей такой функционал есть.

Пример интеллект-карты в Аспро.Cloud

«Съесть лягушку»

«Съесть лягушку» означает найти самую крупную и важную задачу и выполнить ее первой. Такая задача обычно не просто ресурсозатратная, но и неприятная. Поэтому за нее не хочется браться, а потому ее часто откладывают.

«Лягушку» легко найти по признакам:

• результат выполнения задачи выводит компанию и вас на новый уровень,

• от выполнения зависит работа руководителей и коллег,

• делать нужно качественно и быстро,

• если не справиться, последствия будут серьезными.

Такая важная и неприятная задача выполняется с самого утра, чтобы не было шанса на отсрочку. «Съесть лягушку» — метод Брайана Трейси. Подробнее о нем и других способах планирования в статье: «Как выйти из зоны комфорта».

2. Учитывать эмоциональное состояние

Если самостоятельно планируете неделю, оцените свое настроение. Не очень — возьмите на день задачи, которые лежат сердцу, и выполняйте в своем темпе.

Если нет возможности, то рекомендуется:

1. Выполнить самую противную задачу первой — ту самую «лягушку» :) Есть риск: нежеланные задачи, оставленные на позднее выполнение в течение дня, могут перекочевать на завтра, а в следующий день ее может постигнуть то же самое откладывание.
2. Наградить себя после выполнение тяжелой эмоционально задачи. Например, прогулкой в обед или веселым разговором с коллегами.

3. Делать паузы между объемными делами

«Сделай перерыв, съешь кит-кат» не спроста завирусился. Перерыв между задачами помогает «перезагрузиться» и подойти к новому делу хоть и немного, но отдохнувшим.

Главное — не отключаться на перерыв в процессе одной задачи, а между двумя разными. Восстановить работу в течение одного таска порой тяжело: ведь нужно вернуться к прошлому состоянию и вспомнить, о чем думал, что делал. Если задача крупная, отдыхать между этапами или подзадачами.

Можно использовать метод помидора. Поставить таймер на 25 или 45 минут, а после давать себе пятиминутку отдыха. Отвлечься на соцсети, кофе-брейк или просто посмотреть вдаль. Кстати, последнее рекомендуется делать и для сохранения зрения. Все мы постоянно сидим за компьютером, поэтому рекомендуется смотреть каждый час вдаль на 15 и более метров. Еще можно делать гимнастику :)

4. Справиться с затяжными состояниями

Не думайте о работе постоянно. Как раз-таки классные идеи приходят тогда, когда вы максимально расслаблены и отвлечены от рабочих мыслей.

Стоит поддерживать себя в позитиве — в свободное время заниматься хобби, спортом, рисовать, читать, радоваться жизни. Просто расслабляться наедине с собой, друзьями или близкими. Посмотреть интересный фильм: тот же арт-хаус внесет новые эмоции. Получать больше эмоций и искать приключения.

5. Игнорировать задачи — фокус на сегодняшнем дне

Концентрируйтесь на ближайшие часы, а не всю неделю. Мысль о будущих задачах мешает думать в текущих. Это лишний стресс для мозга: закончится мыслетопливо и все.

Организуйте день так, чтобы фокусироваться лишь на нем. Это просто сделать в сервисах типа Notion, Trello, Аспро.Cloud и других.

Если неудобно, то можно переносить задачи одного дня в to-do list. Например, использовать обычные заметки на телефоне, Google Keep, Microsoft To Do: Lists, Tasks & Reminders, Todoist и другие.

Нельзя успеть все, но можно успеть главное

Всем не поделишься, но это то, что важно для нашей команды на личном опыте. Можно еще почитать посты и книги или послушать подкасты. Собрали небольшую подборку.

Полезные посты в Telegram:

• от Careerspace,

• от SETTERS,

• от Нетологии.

Классные книги на тему:

• «Найти баланс»: книга для тех, кто ничего не успевает (даже читать),

• «Принцип рычага» Роба Мура,

• «Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо» Максима Дорофеева.

Подкасты:

• Без труда: «Я не чувствую себя счастливым»,

• Прием: «Что делать, когда очень устал — и так уже полгода»,

• Давай Поговорим: «55 Профессиональное выгорание».

Развивайтесь и изучайте все, к чему лежит душа. Научитесь понимать, когда начинается застой и первые этапы выгорания. Двигайтесь вперед, попробуйте делегировать неинтересные задачи и отсечь в круге общения людей, не склонных к поиску новых возможностей и расширению кругозора. Все это время вы можете потратить на что-то новое и интересное для себя.

Для профессионального развития посмотрите наши подборки: в первой — 19 блогов о бизнесе и его продвижении, во второй — 13 блогов и проектов про бизнес, маркетинг и продажи.

А еще можно собраться коллегами и зарядиться позитивом: устроить пикник, съездить на озеро или поиграть вместе в футбол, настолки, боулинг или другое. Обменяться опытом и узнать у коллег, как они остаются продуктивными и помогают себе остаться в тонусе на работе.

Не пропустите новые материалы и обновления — подпишитесь на нас в любимой соцсети: Telegram или ВКонтакте.